Jednym z najważniejszych etapów w procesie opracowywania archiwum fotograficznego jest opis. W procesie digitalizacji powstają zwykle tysiące plików, które w same w sobie spełniają jedynie połowę funkcji, która jest głównym założeniem tego procesu – utworzenie bezpiecznej kopii cyfrowej. Jednak nie mniej ważnym społecznie celem jest udostępnienie materiałów szerokiemu gronu odbiorców. Zdigitalizowane pliki można udostępnić w internecie, jednak w takich ilościach odbiorca po przejrzeniu kilkudziesięciu z nich będzie znużony i najprawdopodobniej nie będzie dalej zapoznawać się z archiwum. Jedynym rozwiązaniem tego problemu jest opisywanie materiału pod różnymi względami, które umożliwia wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie. Dzięki temu dajemy odbiorcy możliwość indywidualnego wybierania materiału według swoich zainteresowań.

Proces opisu jest jednak jednym z najtrudniejszych elementów pracy z archiwum. Każda opisująca osoba ma inną wrażliwość i spojrzenie na świat, co w rezultacie powoduje, że ciężko jest uzyskać spójność opisu, gdy nad jednym archiwum pracuje kilka osób. Kolejnym problemem jest pozyskiwanie informacji, często pracujemy z archiwami fotografów zmarłych wiele lat temu, spadkobiercy (jeśli istnieją) posiadają zwykle jedynie cząstkową wiedzę o zawartości zdjęć. Doświadczenie pokazuje również, że niewielu fotografów utrzymywało porządek i opisywało dokładnie swoje materiały.
Istnieje kilka rodzajów informacji różniących się poziomem trudności uzyskania. Pierwsza i najprostsza z nich to „co”, dotycząca ogólnej zawartości fotografii. Poza wspomnianym problemem spójności opisu można przyjąć, że ten element będzie w miarę zgodny z obrazem, ponieważ każdy może go odczytać.
Drugi poziom to informacje „gdzie” i „kiedy”. Ustalenie lokalizacji, w której zostało wykonane zdjęcie może być bardzo trudne w zależności od zawartości zdjęcia i czasu jego wykonania. Jeśli na zdjęciu nie znajdują się żadne charakterystyczne elementy (budynki, krajobraz, itp.), a fotograf nie pozostawił nigdzie adnotacji, ustalenie lokalizacji może być niemożliwe.

Jeśli zdjęcie zostało wykonane przed wieloma laty mogły również nastąpić zmiany, które utrudniają lub uniemożliwiają jego powiązanie ze stanem obecnym. Z kolei ustalenie dokładnej daty wykonania zdjęcia również sprawia problemy. Jeśli na zdjęciu nie ma elementu pozwalającego na jej określenie pozostaje ustalanie zakresów czasowych (często dekad) na podstawie stylu zdjęcia, strojów osób (jeśli znajdują się na fotografii), modeli samochodów, itp. Ostatnim i najtrudniejszym elementem jest informacja „kto”. Jeśli zdjęcie nie przedstawia znanych osób bądź osób z rodziny autora, które może rozpoznać jego spadkobierca praktycznie niemożliwe staje się ustalenie kto znajduje się na zdjęciu. Można jednak posiłkować się pewną wiedzą o autorze i zawartości archiwum.
Przykład to zdjęcia Marii Kietlińskiej. Zachowana część archiwum pochodzi z lat 1910 – 1948, są to w większości fotografie w stylu rodzinnym, jednak brakowało mi informacji czy, na którymś ze zdjęć jest jego autorka i jej bliscy. Na podstawie wiedzy o wieku małżonka i dacie urodzenia jedynego dziecka (córki) Marii Kietlińskiej oraz faktu powtarzania się pewnych osób (mężczyzny w mundurze i dziewczynki w różnym wieku) na zdjęciach udało się ustalić tożsamość sfotografowanych postaci.

Jednym z najważniejszych narzędzi, pomocnych w rozpoznawaniu lokalizacji jest Internet, istnieją dwie główne metody jego wykorzystania. Pierwsza z nich to użycie serwisów mapowych takich jak Google Maps (w szczególności tryb Street View pozwalający na przemieszczanie się po ulicach większości wsi i miast w Polsce oraz częściowo za granicą). Drugi to wyszukiwanie informacji i obrazów za pomocą standardowych mechanizmów wyszukiwania. Często podanie ogólnych informacji o wyglądzie budynku pozwala znaleźć jego zdjęcia powiązane z opisem informującym gdzie się znajduje. Wyszukiwanie tego typu pomaga często również ustalić orientacyjną datę lub przedział czasowy wykonania zdjęcia na podstawia informacji takich jak na przykład marka samochodu znajdującego się na zdjęciu.

Wspomniane narzędzie nie dają jednak zawsze odpowiedzi na nasze pytania, często zmiany, które nastąpiły na przestrzeni lat sprawiają, że patrzymy na poszukiwane miejsce, ale nie jesteśmy w stanie go rozpoznać.

Istnieje kilka stopni trudności związanych z rozpoznawaniem lokalizacji:

Pierwszy stopień to najprostsze przypadki, dotyczą miejsc, które zna prawie każdy – są to popularne lokalizacje i budynki jak np. plaża i molo w Sopocie czy Pałac Kultury i Nauki w Warszawie. Jeśli na zdjęciu, nawet w oddali znajduje się taki obiekt lub jego fragment stanowi to również punkt odniesienia do odnalezienia dokładnej lokalizacji.

Drugi stopień to przypadki łatwe, miejsca znane, jednak niekoniecznie szeroko, część z nas mogła je kiedyś odwiedzić lub widzieć w mediach, jednak nie ma gwarancji, że będzie dotyczyć to akurat osoby opisującej. W tej sytuacji z pomocą przychodzą narzędzia internetowe, wspomniane wcześniej. W większości przypadków z powodzeniem udaje się ustalić lokalizację.

Stopień trzeci to miejsca niewielkie, mało znane, nieposiadające charakterystycznych cech. Osoby, które je znają nie miałyby oczywiście kłopotu z ustaleniem lokalizacji, w tym przypadku jednak osoba opisująca może mieć problem z ich odnalezieniem nawet z użyciem Internetu.

Stopień czwarty to miejsca bardzo trudne do odnalezienia, najczęściej z powodu bardzo dużych zmian, które zaszły w ich wyglądzie, braku dostępnych w Internecie opisów i podobnych fotografii. W tym przypadku często tylko szczęśliwy traf sprawia, że udaje się je odnaleźć.

Stopień piąty to miejsca „beznadziejne”, których nie da się odnaleźć z powodu zawartości zdjęcia (fragmenty łąki, drzewa, dom, itp.). Na szczęście w tych sytuacjach ustalenie lokalizacji często nie jest nawet potrzebne bo nie ma ona dużej wartości w połączeniu z treścią fotografii.